O principal papel das organizações é a transferência e o compartilhamento do conhecimento existente em seu interior. Este conhecimento pode estar organizado na forma de documentos, relatórios, manuais de funcionamento ou de implementação, ou o conhecimento que está na cabeça das pessoas.

Pode-se dizer que as pessoas sempre detiveram conhecimento, adquirido através de informações e das experiências. O que as organizações estão descobrindo agora, são maneiras de transformar e gerir esse conhecimento existente para alavancar vantagens competitivas e gerar novos conhecimentos, auxiliadas ou não pelas novas tecnologias.

Desta maneira a gestão do conhecimento procura resgatar o indivíduo dentro da organização, ao mesmo tempo que oferece às mesmas uma ferramenta para a sustentação ou obtenção de vantagem competitiva, através de uma coleção de processos que governa a criação, disseminação, utilização e o compartilhamento do conhecimento.